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Gmailを調教する

同じメールアドレスを20年くらいずっとつかってるなぽりんです。スマホでもPCでもつかえる普通のメールとしてGmailには何度か挑んで破れました。普通のウェブメールと使い勝手が違いすぎます。素人には難しいなー。いやいや、そうもいっとられんからちょっとがんばってみよか!
 

まずGmail特有のクセを理解する

Gmailの癖を理解して、Gmailの力を引き出す
こちらがとってもくわしいです。目次だけ引用。

  • 1.Gmailを薦めたいけれど、Gmailには癖がある
  • 2.Gmailの癖を理解して、Gmailの力を引き出すための、5つの考え方
    • (1) 削除じゃなくて、アーカイブ
      • a.無限のような容量が用意されている
      • b.削除しないでアーカイブすることで、整理する
    • (2) フォルダーじゃなくて、ラベル
      • a.フォルダーがなくて、ラベルがある
      • b.フォルダーとラベルの大きな違い
      • c.ラベルは、体系的じゃなくてもよい
    • (3) 整理じゃなくて、検索
    • (4) メール振り分け機能じゃなくて、フィルタ
    • (5) 「@gmail.com」を利用するためのサービスじゃなくて、クラウド上のメーラー

元記事をぜひ、読んでみてほしいのですが、なぽりん流に要約すると「アメリカ生まれの天才児ですよ、なんでもできるけど生意気な子だから心して調教せよ」ということです。

今までのメーラっぽくしてみる

Gmailをメーラー以上に使い易くする5つの設定 Outlookなどを手放せない方にお勧め! | ワークスタイル変革サービス【MasterApps】
こちらが親切。2013年のデータなのでちょっと古いのですが定番の機能はほぼおさえていらっしゃいます。

・「プレビューパネルの導入」 でぐっと見やすくなり
・「スレッド表示の解除」 でなれない折りたたみをはずすことができます*1
・「返信定型文(新規メール右下はしの△から)」 をつかわないと送信済みメールの再利用がほぼ不可能。宛先によってそれぞれ一言を書き添えたい年賀状メールとか、しつこく応募する抽選メールとか、何通も同じような(しかし同報ではない)メールをつくるとき、Gmailは非常につらいです。そういうときは返信定型文に登録してしまいましょう。でもつくった定型文は自動で下書きメールに入ってるのでまちがえて消すと苦労した定型文も消えますので注意。

これらのメーラっぽい機能は「labs」、つまりベータ機能なのでグーグルの都合で急に消えることがあります。実際記事中にある「送信取り消し」はInboxアプリに移行しましたし、「グーグル・マップやワード・エクセルなどのメール内プレビュー」はピカサ用をのこして大部分が機能削除された模様。

スマホ用にIMAP化する

これをしないとスマホですてた迷惑メールがまた復活する、パケット代通信費に負担がかかるというイヤな感じに。(gmailのメールサーバー部分の設定になります。)
IMAP を使用して他のメール クライアントで Gmail のメールを読む - Gmail ヘルプであっさりどうぞ。

「アカウントとインポート」の設定

Gmail以外のメアドをもっている人は、そのメアド側のいろんな設定をウェブメールなどで調べて、Gmailにつっこむことで、スマホでもすべてのメールがチェックできる人になれます。(gmailのメールクライアント部分の設定になります。)
「名前:」でメアドのsmtpサーバーを設定する。自分から他サーバー経由でメールを発信できる機能。発信動作の設定です。
「他のアカウントでメールを確認:」でpop受信を設定する。受信動作の設定です。外部用に用意された「フェッチャー機能」によりGmail以外のメールアカウントが受信したメールも読めますが、5アカウントまでだったりpopだったりと面倒。一方で、Gmailなどへ転送できるメアドのリストはマルチ・デバイス時代のGmail活用術:第2回 Gmailでメールを集約・一元管理する(受信編) - @ITにリストがあります。このなかに手持ちメアドが載ってますか? その場合、直接IMAP化できず、アイフォンメーラーでうまく使えないメアドから、gmailに新着メールを転送することでIMAP錬金術ができるようになります。Gmailは容量が大きいので転送されたものをいちいち消す必要もありません。
 

「フィルタとブロック中のアドレス」の設定…

フィルタをもちいて届いたメールの特定のものにラベルをつけます。ラベルはフォルダのように別途表示されるので、以前つかっていたメーラーでフィルターからフォルダー振り分けしていたのと似てみえますが・・・。
まず、「ラベル」とは独立して「受信トレイ」と「すべてのメール」というフォルダがありまして、これもGmailはちょっと特殊なんです。
 

のまえにラベルやフォルダのクセを知る

アーカイブと「すべてのメール」 - Gmailの使い方 にいい説明があります。「受信トレイ」と「すべてのメール」の差は「新着メールのうち条件に合致したら受信トレイというラベルがつけられる。受信トレイの中身=新着受信(全部じゃない)」「フィルタでラベルつけられたやつとか既読やアーカイブや発信メールも見えるのがすべてのメール」。迷惑メール、ゴミ箱のメールは両方に表示されません。そして、「アーカイブ」にご注目。これは受信トレイのなかでしか実行できない動作になります。アーカイブとは受信トレイからどかすこと(裏で圧縮もしている)でありアーカイブの解除は「受信トレイ」に再び移動することで達成される。というわけで、受信トレイとは、ラベルの一つの特殊な機能のものであり「すべてのメール」には受信トレイラベルがついたものとそうでないものが混在してみえます。
従来型の既読管理と、Gmail独特のアーカイブ管理を両方やるのが少しめんどうですが、なれるとアーカイブが楽だそうです。でもラベルん中ではいつもアーカイブ済みのものもみられる仕様、そこはまあ安心。

さてラベルの説明、にとりかかる前に、もう一つ自動付与ラベルに相当する「タブ」があります。5つまとめてカテゴリともいいます。タブはgmail運営としては強く推す機能のようですが、これまた日本人にはわかりにくい名前で非常にウザイ。以下ほぼタグへの愚痴なのでお急ぎの方は次の項目まで飛んでもよいですよ。

メイン:個人的なメールや、ほかのタブに表示されないメール
ソーシャル:ソーシャルネットワークやメディア共有サイト、その他のソーシャル系ウェブサイトからのメール
プロモーション:セール、クーポン、その他のマーケティング関連メール
新着:自動生成される通知メール。請求書、領収書、明細書など
フォーラム:オンライングループ、掲示板、メーリングリストなどからのメール

いまいちとっつきにくいGmailの新機能「タブ」をハックしよう | ライフハッカー[日本版]より引用。
Gmailの新機能「タブ」を使うようにしたら、フィルタ作成まみれの生活から抜け出せて実に素晴らしい | ごりゅご.comこちらにも使い方が書いてあります)
そんなん人によって優先度が様々になるに決まってますよね。自分なりに理由があるメールだからわざわざ登録してるんで、たとえば電子書籍サイトがソーシャルかプロモかの区別なんかマジどうでもいいっす。ソーシャルもプロモも新着もフォーラムも大事なのしかとってない。「特定のいらないメール」は自分で解除かフィルタするから、とりあえず時系列で一列にならべてほしい。それにgmailユーザー全体にプロモーションに分類され(おそらくすぐゴミ箱ゆきにされる)判定されたメルマガ発行者は苦労してるのにっつって泣きますよね。あとアイフォンは誤タッチ多いから、勝手にフィルタつくられても逆に面倒。
なぽりんなら

メイン→「分類不能
ソーシャル→「イケコンテンツ
プロモーション→「広告・クーポン
新着→「出納記録
フォーラム→「お仲間

くらいにしておきますが。どうして名前変えられないの。なにがソーシャルや。ダンスか、メルマガか。なにがプロモや、PVやったらコンテンツやろ。みたいな混同を起こす名前。非IT系一般日本人にとってはひどすぎます。

さらに「スマートラベル」というのがあって(もう横文字だらけな時点でブチ切れですけど)、こいつはタブと完全連動してるようにみえてしてない不思議っ子なんだそうです。

いまいちとっつきにくいGmailの新機能「タブ」をハックしよう | ライフハッカー[日本版]

こちらの報告が詳しいですが完全にバグってます。スマートフィルタ、タブ、これ全部まともな感覚の日本人ならゴミ箱行きの機能。でもタブと自作ラベルとでは、タブが堂々といつまでも上に表示されるの。キィくやしいわ!くやしいわ!

つまりどうするかっていうと

タブは最初から捨てる。隠す。プロモーションとか不愉快な言葉は一生みたくない。自作フィルタと下にかくされている自作ラベルと「受信トレイ」「すべてのメール」をひそやかに使いこなす。スマートフィルタはオフ!カテゴリのタブ非表示!非表示!非表示!!
 
さあおちついたところで自作ラベルです。ネスト(ツリー構造化)してしまうと「上位フォルダをひらくと下位もひらく」ウザ仕様なので、ネストはしないほうがよいです。そのかわりに、自作数字ツリー構造ラベルをおすすめ。何も難しいことではなく「20_ネットショップ(他)」「22_amazon」「21_楽天」などのようにラベルの名前の頭に半角数字とアンダーバーをいれるだけ。近いジャンルは近い数字にする。これでいつも並び順が意図したとおり勝手に数字順になります。

20_ネットショップ(他)
21_楽天
22_amazon

こんなふうに順序良く自分のラベルをつくっておけば気持ちよく使えます。IMAP化しているので、過去の古いメールの整理も簡単。上の検索バーでググって左のチェックボックスで全部にチェックいれて右のラベルから1種類だけのラベルがつくようにして、最後にアーカイブ、既読ボタン(オプション)をおせば受信箱はいつもすっきり。
 
以上で調教は終わりです! 

留意事項

「めんどくさいからアイフォンの公式メーラーGmail読むわ」、というお方、それだとGmailサーバーからのメールに数分の遅延が生じます。スマホGmailメーラーアプリをいれるとGmailが即とどきます。大人の事情やね。他にこんな記事もありました。
Gmail(など)にメールが届かない5つの原因と送信側の対策(備忘録) – ブログ名の設定は、まだ。
メールを一括して処理する | Gmail の使い方
GmailをiPhoneのメッセージのように表示できるアプリHopでキャリアメール脱出 - ヤクとアヒル

 
さあ次は年賀状のためにソフトとプリンタの調教にとりかからねばならないなぽりんでした。

追記:
もしGmailをアイフォン公式メールアプリに登録しようとしたとき「このIMAPアカウントはすでにiPhoneに追加されています」というメッセージがでたら、それ以上公式メールアプリをいじるのではなく、アイフォンの「設定」の「メールのアカウント」をおして、すでに入っているメールをよくみてみてください。緑がon、白はoffですよ・・

*1:私からみるとスレッド表示の人工知能はよく誤動作してます。googleIMEとか「もしかして:」みたいな感じで100%正確でない分非常にうざい。